AIで文章作成するやり方｜仕事のメール・お知らせ・チラシの頼み方と、実際に作った見本

「取引先へのメール、社内のお知らせ、チラシの文。書くたびに手が止まって、気づけば夜になっている」「AIに頼んでみたけれど、堅くてありきたりな文しか出てこず、結局自分で書き直した」。社長や事務の方から、よく聞く話です。

文章を書く時間を減らして早く帰りたい。文章が得意な人がいなくても、誰が書いても同じように伝わる会社にしたい。AIの文章作成は、その近道になります。コツは、AIに「材料」と「形」を渡して、下書きを作らせること。この記事では、やり方の手順と、値上げのお願い・納期遅れのおわび・社内のお知らせ・チラシの4つの場面で、指示文とAIの出力をそのまま並べました。

結論：AIには「材料」と「形」を渡して、下書きを作らせる

• 材料＝伝えたい事実を、箇条書きで渡す誰に、何を、数字・日付・約束。材料がないと、AIはそれらしい話を想像で補う
• 形＝相手との関係・目的・長さ・口調を書く「長い付き合いの取引先に、丁寧だがかしこまりすぎず、300字程度で」のように
• 「書かれていないことは足さない」と添えるそれでも足してくることがあるので、出てきた文で確かめる
• 送る前に、数字・日付・約束・言いすぎを人が確かめる白紙から書く時間はAIに任せ、確かめる時間は人が持つ

AIの文章作成で、仕事の何が書ける？

ChatGPT・Gemini・Copilot・Claude などの生成AIは、仕事の文章の下書きが得意です。特に、次のような「毎回ゼロから書くのは面倒だけれど、形はだいたい決まっている」文章で役に立ちます。

• 取引先へのメール見積書の送付、値上げのお願い、納期の連絡、おわび、お礼
• 社内の文書休みや行事のお知らせ、ルールの周知、朝礼で話すことのメモ
• お客様向けの文チラシやホームページの文案、問い合わせへの返信、求人原稿
• 直す・整える自分で書いた文を「もっと短く」「やわらかく」直す、敬語の誤りを見つける

反対に、AIは御社の事情や最新の情報を知りません。値上げの理由、納期、価格、休みの日程といった事実は、人が材料として渡すのが前提です。AIに任せやすい仕事と任せない仕事の見分け方は「AIで業務効率化する方法」でまとめています。

AI文章作成のやり方：4つの手順

1. 材料を箇条書きにする文章にしなくてよい。「B社 山本さん宛て」「1月から15円上げたい」のようなメモで十分
2. 形を書き足す相手との関係（長い付き合い・初めて）、目的（お願い・おわび・お知らせ）、長さ、口調、読む場所（スマホ・紙）
3. 「書かれていないことは足さない」「分からない所は【要確認】」と添えて頼むAIが理由や数字を勝手に補うのを防ぐ
4. 出てきた文を、追加の一言で直してから、人が確かめる「もっと短く」「やわらかく」と頼めば何度でも直してくれる。最後は数字・日付・約束を見る

頼み方で、出てくる文はここまで変わる

同じ「値上げのお願いのメール」を、2つの頼み方で生成AI（Claude）に書かせました。出力は、AIが返した文章をそのまま載せています（会社名・人名・金額は架空です）。

悪い頼み方：用件だけを伝える

• 使えない理由1：理由が想像で書かれている「エネルギー価格、物流費」は、AIがよくある理由を補ったもの。御社の本当の理由とは限らない
• 使えない理由2：大事なところが「〇」のままいつから、いくら上がるのかを、結局自分で書き足すことになる
• 使えない理由3：誰に送っても同じ文長い付き合いの相手には堅すぎて、決まり文句を並べた印象になる

良い頼み方：材料と形を渡す

【メモ】
・B社 生産管理の山本さん宛て（10年以上の付き合い）
・染色の加工賃を、来年1月出荷分から1メートルあたり15円上げたい
・理由は、染料と重油の値上がり。この2年は据え置いてきた
・急な話なので、12月中に一度うかがって説明したい

• 良くなったところ理由・金額・時期がメモのとおりに入り、相手に合わせた少しやわらかい文になった。そのまま送れる形に近い
• 確かめたいところ金額と時期が、あとで送る見積書や案内と同じか。「誠に心苦しいのですが」のような言い回しが御社の言い方に合うか。署名は自社のものを付ける

場面別の見本：おわび・社内のお知らせ・チラシ

ここからも、生成AI（Claude）に指示文とメモを渡して、返ってきた出力をそのまま載せています。会社名・人名・数字は架空です。

見本1：納期遅れのおわびメール

【メモ】
・C社 購買の中村さん宛て
・テンプル部品 2,000本、11月13日（金）納品の予定だった
・めっきの設備が故障。修理は11月12日（木）に終わる見込み
・全数の納品は11月19日（木）になる。500本だけは13日に出せる
・こちらの設備の故障なので、しっかりおわびしたい

• 確かめたいところ最後の「再発防止に努めてまいります」は、メモにない一文。「足さないで」と頼んでも、おわびの決まり文句はこうして入ることがある。相手から「具体的に何をするのか」と聞かれて答えられないなら、削るか、実際にすることを書く

見本2：社内のお知らせ（年末年始の休み）

【メモ】
・休み：12月27日（日）〜1月4日（月）
・現場は12月25日（金）まで。26日（土）は事務所だけ開ける
・現場の道具は25日までに倉庫へ戻す
・休み中の水漏れなどの緊急は、社長の携帯へ
・1月5日（火）8時から朝礼。そのあと近くの神社へ初詣

• 確かめたいところ日付と曜日をカレンダーで確かめる（AIは曜日を間違えることがある）。社長の携帯番号を載せるかどうかは、送る先（社員だけのグループか）で決める

見本3：チラシの文案（ランチを始めるお知らせ）

【メモ】
・和食の小さな店（12席）
・11月から平日のランチを始める。11時半〜14時
・日替わり定食 980円（税込み）。ご飯のおかわり無料
・魚は毎朝、市場で仕入れている
・11月中、このチラシを持ってきた人はコーヒー無料

• 確かめたいところ値段・時間・期間がメモと合っているか。チラシも景品表示法の対象になる広告。「地元産」「地域でいちばん安い」のように実際と違う言葉が入ると、不当表示にあたるおそれがあるので、メモにない言葉が足されていないかを必ず見る

見積書の送付メール、日報から週報、議事録、問い合わせへの返信などの見本は「生成AIのプロンプト例｜AIで実際に作った見本集」で紹介しています。

出てきた文を直す、追加の一言

1回で完成させようとしなくて大丈夫です。出てきた文に、続けて一言頼めば、何度でも直してくれます。

• 「もっと短く、200字くらいに」長すぎるときに。字数を書くと、だいたいその長さにそろえてくる
• 「もう少しやわらかく」「もう少しきちんと」相手との距離に合わせて、口調だけを変える
• 「3案出して」件名やチラシの見出しなど、短い文は案を並べて選ぶと早い
• 「おかしな敬語があれば直して」自分で書いた文を貼って、見直しだけを頼む使い方もできる
• 「〇〇の段落は残して、ほかを直して」気に入った部分を残したまま、ほかだけを書き直させる

送る前に確かめる4つのこと

1. 数字・日付・曜日金額、数量、納期、曜日がメモや見積書と同じか。AIは曜日や計算を間違えることがある
2. メモにない約束や理由が足されていないか「再発防止に努めてまいります」「エネルギー価格の高騰により」のような一文は、事実でなければ削る
3. 相手の名前・会社名・敬称名前の字の間違いは、どんなに文がうまくても失礼になる
4. お客様向けの文は、言いすぎていないか「いちばん」「最安」「必ず」などの言葉や、ほかの店や会社の文に似すぎていないか

どのAIを使う？無料でいい？

この記事のような使い方なら、ChatGPT・Gemini・Copilot・Claude のどれでも、無料版で十分に試せます。同じ指示文でも、AIによって返ってくる文は少しずつ違うので、使いやすいものを選んでください。

気をつけたいのは、お客様の名前や連絡先、社外に出していない数字をAIに入れるときです。入れた内容が学習に使われない設定やプランを選ぶ、名前は伏せてから渡す、といった決まりを、使い始める前に会社で決めておきます。決め方は「AIで業務効率化する方法」の「情報漏えいを防ぐ社内ルール」でまとめています。

とはいえ、伝えたい2つのこと

1. AIは事実を知らない。数字・日付・約束は人が入れて、人が確かめる

悪い頼み方の見本のように、材料を渡さなければ、AIはよくある理由や「〇」で穴を埋めます。材料を渡して「足さないで」と頼んでも、おわびの文には「再発防止に努めてまいります」という一文が入りました。AIは文を整えるのは上手ですが、御社で何が起きていて、何を約束できるのかは知りません。事実を入れるのと、送る前に確かめるのは人の仕事、と分けておけば、AIの文章作成は安心して使えます。

2. 「会社の言い回し」を紙1枚にしておく

社員それぞれがAIに頼むと、人によって文の調子がばらばらになりがちです。そこで、会社でよく使う言い回しや決まりを紙1枚にまとめ、指示文と一緒にAIに渡します。これだけで、誰が頼んでも、同じ調子の文が出てくるようになり、「文章はあの人しか書けない」状態も減らせます。

【当社の文章の決まり】（指示文の後ろに貼る）
・自分の会社は「弊社」、相手の会社は「貴社」
・取引先へのあいさつは「いつもお世話になっております」
・「させていただきます」は1通に1回まで
・納期・価格の約束は、担当者が確かめた数字だけを書く
・社内向けの文は「です・ます」で、短く、箇条書きを使う

文章作成のAI活用に向けて、鯖江AI相談室がお手伝いできること

鯖江AI相談室は、AIを使って仕事の手間を減らす仕組みを作っています。福井県内は伺います。県外の会社はオンラインで対応します。文章作成については、たとえば次のようなことをお手伝いできます。

• 御社の文章で1つ、試しに作ってお見せするよく書くメールやお知らせを1つ選び、実際の材料で指示文と出力の見本を作る
• 会社専用の指示文集と「文章の決まり」づくりよく使う場面の指示文と、会社の言い回しを、社員がそのまま写して使える形にまとめる
• 使うサービスの選定と、情報を守る社内ルールAIに入れてはいけない情報や、名前の伏せ方などの決まりを紙1枚に
• 社員向けの使い方講習パソコンが苦手な方でも使えるよう、実際の業務の文章を題材に

どんな指示文でどんな文が返ってくるかは、AIで実際に作った見本集もあわせてご覧ください。

よくある質問

AIで書いたと、相手にバレますか？失礼になりませんか？

決まり文句ばかりの文は「どこかで見た文」に見えることがあります。ただ、この記事のように御社の材料を渡し、相手に合わせて直してから送れば、受け取る側にとっては普通の丁寧なメールです。大切なのは、誰が書いたかより、中身が正しく、相手に合っていることです。

AIが書いた文章を、チラシやホームページに使っても大丈夫ですか？

使えますが、文化庁の資料では、AIで作ったものを使う前に、既存の作品と似ていないかを確かめることを勧めています。ほかの会社の文やキャッチコピーを指示文に貼って「これに似せて」と頼むのは避け、気になる言い回しはインターネットで検索して確かめてください。お客様向けの文は、上で書いたとおり、言いすぎにも注意します。

文章が苦手な社員でも使えますか？

使えます。むしろ、メモを箇条書きにするだけでよいので、文章が苦手な人ほど助かります。ひな形の指示文と「文章の決まり」を用意しておけば、〔　〕の中を書き換えるだけで頼めます。

まとめ

• AIには「材料」と「形」を渡す材料＝伝えたい事実、形＝相手との関係・目的・長さ・口調
• 「書かれていないことは足さない」と添えるそれでも足してくることがあるので、出てきた文で確かめる
• 直しは追加の一言で「もっと短く」「やわらかく」「3案出して」
• 送る前に、数字・日付・約束・言いすぎを人が確かめる会社の言い回しは紙1枚にして、指示文と一緒に渡す

参考：文化庁著作権課「AIと著作権に関するチェックリスト＆ガイダンス」（令和6年7月31日）、消費者庁「表示規制の概要」。この記事のAIの出力は、架空のメモを使い、生成AI（Claude）に指示文とメモを渡して実際に返ってきた文章です。