仕事が終わってから、「今日は何をしたか」を思い出して日報を書く。ようやく提出しても、上司から進み具合を聞き直される。日報を毎日続けるなら、書く負担と読む負担を一緒に減らしたいところです。
日報の書き方で先に決めたいのは、何をしたか、どこで止まっているか、次に何をするかです。短いメモをこの順に整理すれば、長い文章にしなくても仕事の状況は伝わります。AIを使う場合も、まず事実を残し、それを会社の書式に整えるところから始めます。
この記事では、日報のテンプレート、事務・営業・製造の例文、AIに渡すメモと指示文、提出前の確認方法を紹介します。すでに会社の書式がある場合は、必要な項目を残して読み替えてください。
日報の書き方は「作業名」より「どこまで進んだか」から
「請求書を処理しました」だけでは、全部終わったのか、確認待ちがあるのか分かりません。「請求書12件のうち10件を確認。2件は金額の照合待ち」と書くと、残っている仕事が伝わります。
日報の基本を、次の4項目に分けてみてください。氏名・所属・日付などは、自社の書式に合わせて付けます。
| 項目 | 書くこと | 書き方の例 |
|---|---|---|
| 行った仕事・進み具合 | 作業と結果。完了・途中・確認待ちを分ける | 請求書12件のうち10件を確認。2件は照合待ち |
| 止まっていること・確認事項 | 分かっている事実と、まだ分からないこと | 2件は発注書と請求額が異なる。理由は未確認 |
| 次の行動 | 次回の出勤日に何をするか | 仕入先へ差額の理由を確認する |
| 上司への相談 | 判断してほしい内容。必要なら期限も | 回答が間に合わない場合、支払い処理を保留するか判断してほしい |
この記事の業務・会社・数量は、すべて説明用の架空の例です。実在する会社の導入実績や、時間短縮を測定した結果ではありません。
コピーして使える日報テンプレート
まずは下のひな形を使ってみてください。「上司への相談」は、相談がある日に書く欄です。所感や学びが必須の会社では、別の欄を足し、事実と分けて書きます。
【日付・所属・氏名】 〔自社の書式に合わせて記入〕 【行った仕事・進み具合】 ・何をしたか： ・どこまで進んだか： 【止まっていること・確認事項】 ・分かっていること： ・未確認のこと： 【次の行動】 ・次回の出勤日にすること： 【上司への相談】 ・判断してほしいこと： ・回答が必要な時期：
「所感を毎日たくさん書く」ことが負担なら、まず欄の目的を確認します。昨日と同じ作業の日でも、進み具合や確認待ちが変わっていれば、十分に報告する内容があります。
事務・営業・製造の日報の例文
仕事内容が違っても、完了したことと残っていることを分ける考え方は共通です。以下は、短くまとめた記入例です。
事務：処理済みと照合待ちを分ける
【行った仕事・進み具合】 請求書12件のうち10件の確認を完了。 【止まっていること・確認事項】 残り2件は発注書と請求額が異なるため照合待ち。 差額の理由は未確認。 【次の行動】 次回の出勤日に、仕入先へ差額の理由を確認する。 【上司への相談】 支払期日までに回答がない場合、処理を保留するか 判断をお願いしたい。
「請求書対応」と作業名だけを書くより、読む人が状況を把握できます。「未確認」を書くことも報告の一部です。
営業：相手の発言と、自分の見込みを分ける
【行った仕事・進み具合】 A社へ製品のサンプルを持参。 先方から「次回は耐久性の資料も見たい」と依頼があった。 【止まっていること・確認事項】 購入の判断時期と予算は未確認。 【次の行動】 耐久性の資料を用意し、次回訪問の日程を相談する。 【上司への相談】 社外へ渡してよい試験資料を確認してほしい。
資料の依頼があったことと、受注の見込みは別です。「好感触」「契約できそう」とまとめる前に、相手が実際に言ったことを残します。
製造：数量と持ち越し、異常の確認状況を残す
【行った仕事・進み具合】 部品Pの検査は、対象120個のうち96個を完了。 残り24個は次回に持ち越し。 【止まっていること・確認事項】 2号機で異音があり停止。保全担当へ連絡済み。 原因・復旧時刻・納期への影響は未確認。 【次の行動】 10月26日の始業後、残り24個の検査を予定。 【上司への相談】 代替機を使えるか、10月26日の始業前に判断してほしい。
「機械が故障した」「納期は大丈夫」と、確認できていない内容まで書かないようにします。異常や事故など急ぎの連絡は、日報の提出を待たず、自社の連絡手順に従って伝えてください。
AIで日報を作る手順｜メモ・指示文・下書きの見本
AIには、仕事の内容を考えてもらうのではなく、残した事実を、決まった欄へ整理してもらうところを任せます。先ほどの製造の例で、元のメモから下書きまでを見てみます。
1. 作業の区切りに、事実だけメモする
日報を書く時間に一日分を思い出す代わりに、作業が終わったときや状況が変わったときにメモを残します。文章でなくても構いません。数値には単位、予定には日付を添えておきます。
日付：2026年10月23日 製造。部品Pの検査120個中96個完了、残24個持ち越し。 2号機で異音があり停止。保全担当へ連絡済み。 原因と復旧時刻は未確認。納期への影響も未確認。 10月26日の始業後、残24個の検査を予定。 上司に、代替機を使えるか10月26日の始業前に判断してほしい。
最初は、このような架空のメモで試してください。会社の情報を使うときは、利用を認められたサービス・入力範囲を先に確認します。取引先の実名や図面番号など、整理に不要な情報は外します。
2. 会社の型と「足さないこと」を指示する
頼み方は、読む人・出力する形・守る条件を短く指定します。OpenAIの公式ドキュメントでも、必要な背景や出力形式を伝え、不明な情報は推測せず示すよう求める方法が紹介されています。
次のメモを、直属の上司に提出する日報の下書きにしてください。 【書式】 日付： 1. 行った仕事・進み具合 2. 止まっていること・確認事項 3. 次の行動 4. 上司への相談 【条件】 ・短い箇条書きにする。 ・メモにない仕事、成果、感想、理由、約束は足さない。 ・数量、単位、日付、完了／未完了の状態を変えない。 ・予定を実績に、未確認を確定事項に変えない。 ・足りない情報は推測せず【要確認】とする。 ・上司の判断が必要な内容は「上司への相談」に分ける。 【メモ】 〔ここに、入力してよい範囲のメモを貼り付ける〕
3. AIが整理した下書きを見る
上の指示文と架空のメモをもとに、この記事の制作用の生成AI（Codex）で作った下書きです。実際の社員の日報ではありません。サービスや入力内容によって、出力は変わります。
日付：2026年10月23日 1. 行った仕事・進み具合 ・部品Pの検査は対象120個中96個を完了。 ・残り24個は持ち越し。 2. 止まっていること・確認事項 ・2号機で異音があり停止。保全担当へ連絡済み。 ・原因、復旧時刻、納期への影響は未確認。 3. 次の行動 ・10月26日の始業後、残り24個の検査を予定。 4. 上司への相談 ・代替機を使用できるか、10月26日の始業前に判断をお願いしたい。
この下書きでは、進み具合、未確認のこと、次の予定、上司に判断してほしいことが分かれました。AIが復旧時刻や納期の見通しを作る必要はありません。分からないことは、分からないまま残して構いません。
4. 元のメモと照合してから提出する
「足さないで」と指示しても、確認は必要です。下書きを見ながら、次の4点を元の記録と照らします。
- 数字と単位120個・96個・24個が元のメモと同じか。合計も確かめる。この例は96個＋24個＝120個です
- 完了・予定・未確認検査の予定を完了したことに変えていないか。機械の原因や納期への影響を断定していないか
- 次に動く日と、判断してほしい時期次回の作業は10月26日の始業後、上司への判断依頼は始業前。この違いが残っているか
- 共有先と内容宛先は適切か。個人情報や社外秘の情報が、不要な範囲へ広がらないか
直した日報を会社の保管先へ残し、所定の方法で共有します。勤怠や品質の記録など、会社で別に定めた記録を、この下書きだけで置き換えるものではありません。
日報を週報にまとめるときは、確認済みの内容だけを使う
日報の型がそろったら、週報の下書きにも使えます。ここで渡すのは、人が確認を終えた日報です。未修正のAIの下書きを何日分も重ねると、間違いも引き継がれます。
たとえば、同じ機械の不調を毎日報告している場合は、日付を追って一つの経過にまとめます。ただし、今週直ったのか、確認中なのかは記録から確認します。途中の日報にない復旧や成果を足させないことが大切です。
以下の確認済みの日報を、週報の下書きにしてください。 「終えた仕事」「継続中の仕事・問題」「次週の行動」「判断が必要なこと」 の順に、重複する報告をまとめてください。 ・どの日の日報に基づくか、項目ごとに日付を添える。 ・同じ問題の経過は時系列で整理し、最後の記録の状態を残す。 ・日報にない成果、原因、復旧、予定は足さない。 ・数量を合計する場合は内訳を併記する。 ・情報が食い違う箇所は【要確認】として残す。 〔確認済みの日報を貼り付ける〕
日報から週報にした出力の例は、生成AIの指示文と出力を並べた見本集にも載せています。数字を集計する仕事は、ChatGPTでExcelの関数を作る方法も参考になります。
とはいえ、日報を楽にするために決めたい2つのこと
1. 読む側が「何を判断したいか」を先に決める
AIで文章を作れても、読む人が使わなければ、日報を書く目的が見えなくなります。社長や上司は、日報から何を知りたいのかを先に伝えます。「明日の担当を変えるため、残った作業を知りたい」「納期に影響しそうなことを早く相談してほしい」など、判断する仕事に結びつけてみてください。
書く側も、相談したことがどう扱われたか分かると続けやすくなります。全部に長い感想を返す必要はありませんが、相談への回答先や、急ぐときの連絡方法は決めておきます。
2. AIに入れてよい情報と、日報の保管先を決める
日報には、お客様の名前、取引条件、製品の情報などが混ざります。個人情報保護委員会の注意喚起でも、生成AIへ入力する情報の範囲や、サービス側の機械学習への利用などを確認するよう求めています。
会社で認めたAIと入力範囲を決め、練習は架空の情報から始めます。名前を「A社」に替えても、住所や案件の内容との組み合わせで相手が分かる場合があります。名前を消せば何でも入力できる、とは考えないでください。
また、AIの会話履歴だけを、会社の日報置き場にしないことも大切です。確認済みの日報をどこへ保存するか、誰が読めるかをそろえておくと、担当が替わっても仕事を引き継ぎやすくなります。導入の進め方は、中小企業がAIで業務効率化を始める方法でまとめています。
日報のAI活用で、鯖江AI相談室がお手伝いできること
鯖江AI相談室は、AIを使って仕事の手間を減らす仕組みを作っています。福井県内は伺います。県外の会社はオンラインで対応します。日報については、次のようなことをお手伝いできます。
- 日報のどこで手が止まるかを整理する書く、転記する、読む、週報へまとめる工程を見て、最初に試す作業を一つ選ぶ
- 会社の書式に合う指示文と見本を用意する必要な欄を残し、社員が使えるひな形と、確認するポイントをまとめる
- 使うAIと情報の扱い方を決める入力する範囲、確認する人、日報の保存先を整理する
- 社員向けの使い方を練習し、使いながら直す実際の業務に合わせて試し、困った箇所や書式を見直す
まずは今使っている日報1枚と、「書くのが負担なのか、読む・まとめるのが負担なのか」を教えてください。相談・訪問ヒアリング・提案・見積もりまでは無料です。導入・制作・研修・継続支援は内容を整理してお見積もりします。
日報の書き方とAI活用のよくある質問
何も書くことがない日は、どうしたらよいですか？
特別な出来事を作る必要はありません。同じ作業でも、どこまで終えたか、確認待ちはあるか、次回は何をするかを残します。進捗がない場合も、その理由が分かる範囲で書きます。AIに成果や感想を考えさせて埋めることは避けてください。
新人の日報の「所感」は、AIに書かせてもよいですか？
自分が気づいたことをメモし、読みやすく整える使い方から始めます。「どこで迷ったか」「何を教わったか」「次はどうするか」を自分で残し、AIには内容を足さずにまとめるよう頼みます。本人が体験していない学びを、AIに作らせる必要はありません。
ExcelやWordの書式でも使えますか？
文章の下書きを作り、会社の書式へ貼り付けるところから試せます。AIにファイルを直接編集させる機能を使う場合は、対象プランや対応形式を確認し、まずコピーしたファイルで試してください。この記事の指示文は、ファイルの自動編集や自動送信を前提にしていません。
AIを使えば、必ず日報作成の時間が短くなりますか？
短い日報では、AIへの入力と確認の方が手間になることもあります。数回試して、メモ・下書き・修正まで含めた負担を比べてください。文章を整えるより、同じ内容の二重入力をなくす方が先、という場合もあります。
まずは日報1枚で、メモから提出まで試す
日報は、作業名を並べるだけでなく、進み具合と止まっていること、次の行動が分かる形にします。AIにはメモを会社の型へ整理するところを任せ、数字・日付・完了と予定の違いを人が確認します。
まずは上の架空のメモと指示文を使い、どんな下書きになるか試してみてください。会社で使うときは、入力する情報と保存先を決め、確認済みの日報1枚から始めましょう。ほかの仕事の指示文も必要な方は、下のLINEから無料資料を受け取れます。
参考：OpenAI Docs「Prompting」、個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（2023年6月2日）。2026年10月24日確認。この記事のテンプレート・例文・指示文・AIの出力は、架空の情報をもとに制作した説明用の見本です。