生成AIのプロンプト例｜見積書・日報・議事録・問い合わせ返信を、AIで実際に作った見本集

「AIが便利らしいので試してみたけど、何と書けばいいのか分からなかった」「それらしい答えは返ってきたけど、仕事では使えなかった」。社長や事務の方から、よく聞く話です。

うまくいかない原因の多くは、AIの性能ではなく指示（プロンプト）の書き方にあります。この記事では、見積書の送付メール、日報、議事録、問い合わせの返信など、事務作業でよく使う6つの場面について、AIに渡したメモ・指示文・実際に返ってきた出力をそのまま並べました。写して試せる見本集です。

結論：「材料」と「形」を渡せば、AIは使える下書きを返す

• AIに渡すのは「材料」と「形」材料＝メモや日報などの元の情報。形＝誰に向けて、どんな形で、何文字くらいで
• 「書かれていないことは足さない」と必ず添えるAIがもっともらしい話を補うのを防げる
• 出てきた文は「下書き」として、人が確かめてから使うこの見本でも、人が直したほうがいい所があった
• まずは1つの作業から見積書の送付文や日報のまとめなど、毎週くり返す作業が試しやすい

この見本集の見方

6つの見本は、どれも次の順番で並べています。

1. 渡したメモ社員が書いたような、短いメモや箇条書き
2. 指示文（プロンプト）AIへの頼み方。〔　〕の中を自社の内容に替えれば、そのまま使える
3. AIの出力生成AI（Claude）に指示文とメモを渡して、返ってきた文章をそのまま載せた
4. 確かめたいところそのまま送る前に、人が見ておきたい点

会社名・人名・金額はすべて架空のものです。ChatGPT・Gemini・Copilot など、ほかの生成AIでも同じ指示文で使えますが、返ってくる文章は少しずつ違います。どれくらい時間が減るかは会社の作業によって違うので、ここでは時間の数字は載せていません。

見本1：見積書の送付メール

【メモ】
・A社 購買の田中さん宛て
・部品B 500個の見積もり
・前回より単価が8円上がった（材料の値上がり）
・納期は受注から3週間
・数量がまとまれば相談に乗れる

• 確かめたいところ単価の差（8円）と納期が、添付する見積書の数字と合っているか。差出人の署名は自社のものを付ける

見本2：日報を週報にまとめる

【今週の日報（抜粋）】
月：C製品の加工100個。機械2号機の異音、保全に連絡
火：C製品100個。2号機は部品交換で午後から復旧
水：D社向け試作3個。寸法1か所やり直し
木：C製品120個。新人の佐藤さんに検査を教えた
金：C製品80個、出荷準備。来週は棚卸し

• 確かめたいところ合計の計算（400個）は人が確かめる。AIは計算を間違えることがある。この見本では合っていた

見本3：議事録を清書する

【打ち合わせの文字起こし（抜粋）】
えーと、年末の出荷なんですけど、12月はやっぱり詰まるんで、
11月中に2割くらい先に作っておこうかと。…そうですね、それで。
品目の一覧は、佐藤さん来週の金曜までにお願いできます？
…はい。あと休みの日程は、まだちょっと決めきれないので次回に。
次回は11月20日の10時で。

• 確かめたいところ「来週の金曜」を日付に直す。AIが自分で【要確認】を付けてくれたので、どこを見ればいいかがすぐ分かる

見本4：問い合わせへの返信

【お問い合わせ（名前は伏せています）】
ホームページを見ました。修理だけでもお願いできますか？
他社で買った製品なんですが。土曜は営業していますか？

【当社のよくある質問の答え】
・他社製品の修理は、型番を確認してから可否を連絡
・営業は平日9時〜17時、土日祝は休み

• 確かめたいところ「修理できます」と約束していないか。この見本では、答えの範囲だけに収まっていた

見本5：求人原稿を見直す

【今の求人原稿（抜粋）】
製造スタッフ募集！未経験歓迎！アットホームな職場です。
やる気のある方お待ちしています。給与は経験により優遇。

• 確かめたいところ指摘をもとに書き直したら、給与や休日などの条件が実際と合っているかを必ず確かめる（求人で事実と違う表示や誤解を招く表示は、職業安定法で禁じられている）

見本6：Excelの集計の式

【やりたいこと】
A列に日付、B列に取引先名、C列に売上金額が入っている表がある。
F2セルに取引先名を入れたら、その取引先の今月の売上合計を出したい。

• 確かめたいところ式を入れたら、数件だけ手で足し算して合っているかを確かめる。計算そのものはExcelが行うので、式が正しければ間違えない

Excelの式の頼み方と、月末の集計でAIが書いた式を実際に確かめた例は「ChatGPTでExcelの関数を作る方法」で詳しく紹介しています。

うまくいく指示文の3つのコツ

1. 材料をそのまま貼り付ける「見積書のメールを書いて」だけでは、AIは中身を想像で補う。メモや日報など元の情報を渡す
2. 「誰に向けて・どんな形で・何文字くらい」を書く取引先なのか社長なのか、箇条書きなのか文章なのかで、返ってくるものが大きく変わる
3. 「書かれていないことは足さない」「分からない所は【要確認】」と添えるAIが話を盛るのを防ぎ、確かめる場所がひと目で分かる

ほかの場面で使える指示文は、「AIで業務効率化する方法」や「議事録の書き方」でも紹介しています。

とはいえ、伝えたい2つのこと

1. AIの出力は「下書き」。最後は人が確かめる

6つの見本は、どれもそのまま使えそうな出来でした。それでも、日付を確かめる、合計を確かめる、条件が実際と合っているかを確かめる、といった人の確認は欠かせません。AIは、知らないことでも自信ありげに書くことがあるからです。白紙から書く時間をAIに任せ、確かめる時間は人が持つ。この分担が、いちばん長続きします。

2. 全部を一度に変えず、1つの作業から

見本を見て「全部AIでできそうだ」と思っても、まずは1つの作業だけを、2週間ほど試してください。毎週くり返す作業（送付メール、週報、議事録など）が向いています。うまくいった指示文を社内で共有してから、ほかの作業や、ほかの社員に広げると、「思ったほど使えない」「社員に広がらない」で終わりにくくなります。進め方は「AIで業務効率化する方法」の「始める進め方（5段階）」で紹介しています。

会社の情報をAIに入れる前に、入れてはいけない情報と、使うサービスを決めておくことも忘れずに。お客様の名前や連絡先は、見本のように伏せてから渡します。

指示文づくりに向けて、鯖江AI相談室がお手伝いできること

鯖江AI相談室は、AIを使って仕事の手間を減らす仕組みを作っています。福井県内は伺います。県外の会社はオンラインで対応します。指示文づくりについては、たとえば次のようなことをお手伝いできます。

• 御社の仕事で1つ、試しに作ってお見せする見積書の送付文、日報のまとめ、議事録など、実際の仕事の材料で、指示文と出力の見本を作る
• 会社専用の指示文集づくりよく使う場面の指示文を、社員がそのまま写して使える形にまとめる
• 使うサービスの選定と、情報を守る社内ルール入れてはいけない情報などの決まりを、紙1枚にまとめる
• 社員向けの使い方講習パソコンが苦手な方でも使えるよう、実際の業務を題材に

よくある質問

無料のAIでも、見本のような出力になりますか？

無料版でも、同じ指示文で近い出力が返ってきます。ただし、会社の情報を入れて使うなら、入力した内容が学習に使われない設定やプランを選んでください。

毎回、指示文を全部打たないといけませんか？

いいえ。よく使う指示文は、メモ帳やWordに貼っておき、〔　〕の中だけ書き換えて使えば十分です。社内で共有しておくと、使い方の差も小さくなります。

まとめ

• AIには「材料」と「形」を渡すメモをそのまま貼り、誰に向けて・どんな形でを書く
• 「書かれていないことは足さない」と添える分からない所は【要確認】と書かせる
• 出力は下書き。数字・日付・条件は人が確かめる白紙から書く時間をAIに任せる
• まずは1つの作業を2週間うまくいった指示文を社内で共有してから広げる